Zavialovo.ru

Юридическая консультация
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Можно ли ставить факсимиле на доверенность

Факсимиле. Ошибки, которых нужно избегать

В настоящее время достаточно часто используется факсимильное воспроизведение подписи, или факсимиле. Однако с применением факсимиле связан ряд вопросов, например: какую юридическую силу имеет договор, подписанный с его помощью? Какие правила нужно учесть, чтобы договор был надлежаще оформлен? Кто имеет право подписать договор с использованием факсимиле? И в этой статье определим, когда допустимо использование факсимиле, а когда строго запрещено.

В первую очередь определим, что же это такое.

Легального определения «факсимиле» на сегодняшний день белорусское законодательство не содержит. Следуя практике, можно определить данное понятие следующим образом: факсимиле − воспроизведение точного изображения собственноручной подписи путем использования технических средств. Итак, теперь давайте разберем случаи, когда факсимиле допускается применять, а также случаи, когда действует прямой запрет на такое применение.

Когда факсимиле использовать запрещено

1. В первичных учетных документах

То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета. Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления (например, ТТН-1, ТН-2, Акт выполненных работ, Акт расчета торговой премии, Акт приема-передачи).

Основание: Ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Норма Закона сформулирована таким образом, что предполагает невозможность замены собственноручной подписи.

2. Трудовой договор, трудовая книжка

То есть эти документы всегда должен подписывать руководитель. Либо уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности от имени руководителя.

Основание: Ст.18 Трудового Кодекса Республики Беларусь, Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

3. Доверенность

Таким образом, и саму доверенность подписать с помощью факсимиле не разрешается. Доверенность выдается лицу, которое будет уполномочено действовать от имени руководителя организации.

Подробнее о них читайте в статье по ссылке:

Основание: Ст. 186 ГК РБ

4. Налоговые декларации

Налоговые декларации уполномочены подписывать только уполномоченные лица (в частности, руководитель).

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

5. Расчетные документы

Платежные требования, платежные поручения, заявления на отзыв платежных инструкций.

Основание: Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»

6. Конкурсная документация

Основание: п.36 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88 «Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов»

7. Заверение документов

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Основание: п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4

8. Учредительные документы, организационно-распорядительная документация

Например, приказы, штатное расписание, положения, инструкции, справки, переписка.

Основание: Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4

9. Первичные статистические данные

Основание: Постановление Национального статистического комитета Республики Беларусь от 28.08.2015 № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке представления первичных статистических данных».

Что делать с этими ограничениями?

Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но уже доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.

А что касается первичных статистических данных (пункт 9), то в этом случае можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за их составление и предоставление, и тем самым освободить руководителя.

Факсимильное воспроизведение подписи разрешено законодательством

1. В договорах, дополнительных соглашениях, приложениях, протоколах согласования цен

Если обе стороны планируют использовать факсимиле при подписании договоров, желательно закрепить это в отдельном соглашении. Подписано оно должно быть собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон, а также скреплено печатями. Кроме того, стоит предусмотреть в подобном соглашении тот факт, что использование факсимиле допускается на всех договорах, которые могут быть заключены в будущем.

Необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить документы, где это допускается.

Соглашение сторон об использовании факсимиле при совершении сделок может быть достигнуто путем:

  • составления отдельного документа (соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручными подписями и определять перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле);
  • включения условия об использовании факсимиле в подписываемый сторонами договор (договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан собственноручными подписями сторон);
  • подписания дополнительного соглашения к уже заключенному договору (дополнительное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями сторон).

Если на договоре стоят факсимильные воспроизведения подписей обеих сторон (пусть даже и скрепленные оригинальными круглыми печатями), можно сделать вывод о том, что договор не подписан лицами, совершающими соответствующую сделку. А если не подписан, следовательно, и не заключен. Если факсимиле использует одна из сторон — значит, договор не подписан ею.

Договор, подписанный с использованием факсимиле одной или обеими сторонами, в том случае, если об этом нет соглашения сторон либо оно есть, но закреплено в этом же договоре, будет иметь юридическую силу, в случае, направления оферты и ее акцепта. Например, направленный одной стороной счет, если в нем указаны все существенные условия договора, и оплаченный другой стороной.

Основание: Ст. 161 ГК РБ

2. Рассылка приглашений, поздравлений, благодарностей

Факсимиле в данном случае не запрещено, но его использование может свидетельствовать о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Можно ли ставить факсимиле на доверенность

В соответствии с Гражданским кодексом *(1) при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены. Таким образом, следуя буквальному толкованию закона, использование факсимиле допускается по договоренности между сторонами правоотношений. Как правило, при совершении гражданско-правовых сделок.

Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами:
— наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;
— наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;
— факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений (налоговые, административные и пр.);
— наличие специального правового регулирования, когда законом предписано наличие личной подписи;
— недобросовестное использование факсимиле с целью получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счет контрагентов (третьих лиц).

Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете

Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда. В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

В этой связи автор считает бессмысленными споры о возможности использования факсимильного клише в документах первичного бухгалтерского учета.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

Президиум ВАС РФ*(4) указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. В настоящее время судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Данная правовая позиция стала практикообразующей*(5).

Читать еще:  Доверенность от юридического лица

Кроме того, судьи справедливо указывают*(6), что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучете, тогда как гражданское законодательство к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям не применяется*(7).

Из вышеизложенного следует, что применять факсимиле в бухгалтерском учете и в области налоговых правоотношений не следует.

Использование факсимиле в иных сферах

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее. Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства. А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

Также высшие судьи считают, что отсутствие между сторонами соглашения об использовании аналога собственноручной подписи в виде печатной формы (факсимиле), оформленного в соответствии с Гражданским кодексом в письменной форме, указывает на необходимость наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку как обязательное требование об идентификации распорядителя счета*(10).

В другом случае суд указал на необходимость применения нормы специального законодательства*(11). Так, не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства *(12) и не соответствующим требованиям специального законодательства.

Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требования к форме вексельного обязательства*(13). В связи с дефектом формы векселя отпадает и обязательство авалиста.

Необходимо отметить, что в рамках гражданско-правовых споров суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон, отказывая в защите недобросовестной стороне. В одном из определений *(14) ВАС РФ указал, что частичная оплата поставленного по соответствующим накладным товара, принятого с использованием факсимиле подписи, свидетельствует о прямом последующем одобрении предпринимателем соглашения и соответственно подтверждает осведомленность предпринимателя об оспариваемом соглашении.

В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора. Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были. В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Факсимиле в трудовых отношениях

В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя. Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).

Наличие документооборота с факсимильной подписью руководителя не будет иметь принципиального значения, если стороны соблюдали условия данного договора и он соответствовал их волеизъявлению. Однако если между сторонами возникнет спор о наличии трудовых отношений, то документы, подписанные факсимиле, суд может не принять в качестве доказательства.

Так, суд правомерно пришел к выводу, что если приказ, трудовой договор и должностная инструкция от имени работодателя подписаны путем проставления факсимильной подписи генерального директора, то трудовые отношения между работником и работодателем отсутствуют*(19).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что законная сфера применения факсимиле — гражданско-правовые отношения на основании соглашения сторон. Все иные области применения клише вне рамок нормативного регулирования. Следует также обратить внимание, что использование и порядок хранения клише внутри организации должны быть урегулированы локальными нормативными актами с целью ограничения доступа к ним посторонних лиц, а также незаконного или несанкционированного использования.

*(1) п. 2 ст. 160 ГК РФ
*(2) письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042
*(3) пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
*(4) пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11
*(5) определение ВАС РФ от 26.08.2013 N ВАС-10799/13
*(6) пост. Пятнадцатого ААС от 29.01.2013 N 15АП-4381/12
*(7) п. 3 ст. 2 ГК РФ
*(8) определение ВАС РФ от 05.05.2012 N ВАС-5098/12
*(9) ст. 362 ГК РФ
*(10) определение ВАС РФ от 28.02.2013 N ВАС-1550/13
*(11) определение ВАС РФ от 23.12.2013 N ВАС-15636/13
*(12) п. 2 ст. 160 ГК РФ
*(13) ст. 1 Положения, утв. пост. ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341
*(14) определение ВАС РФ от 25.06.2012 N ВАС-7579/12
*(15) пост. Девятого ААС от 25.12.2013 N 09АП-42288/13
*(16) определение ВАС РФ от 07.10.2011 N ВАС-12495/11
*(17) ст. 5 ТК РФ
*(18) ст. 16, ч. 2 ст. 67 ТК РФ
*(19) определение СК по гражданским делам Мосгорсуда от 15.07.2010 N 33-17404

ВОПРОС: Какие документы можно подписывать факсимиле, а какие нет?

ОТВЕТ: Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Часто выполняется путем проставления печати с такой подписью.

При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. Это, например, Закон о социальной защите инвалидов. Он устанавливает, в частности, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации (ст. 14.1 указанного Закона).

В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.

Если вы хотите использовать факсимиле при взаимодействии с госорганами, рекомендуем изучить требования и разъяснения конкретного органа по данному вопросу. Например, Роспатент указывает, что заявление для государственной регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности должно быть подписано физлицом собственноручно. При этом он допускает использование факсимиле руководителя юрлица при определенных условиях (п. 2.2.8.8 Рекомендаций, утвержденных Приказом Роспатента от 29.12.2009 N 186).

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это может быть отдельный документ как условие в другом договоре.

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Читать еще:  Продажа, покупка квартиры по доверенности: оформление сделки и риски покупателя

Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.

Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.

Закон или иной правовой акт не предусматривают возможности использовать факсимиле на доверенностях. Поэтому, если вы планируете подписать доверенность таким образом, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность.

Иногда суды с учетом обстоятельств конкретного дела признают доверенности, подписанные факсимиле в отсутствие соглашения, надлежаще оформленными.

Тем не менее рекомендуем вам подписать доверенность собственноручно либо заключить с контрагентом соглашение об использовании факсимиле на доверенностях, поскольку судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле. Например, письмом Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 установлен прямой запрет на подписание первичных документов, устанавливающих вычеты и расходы, факсимиле.

В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 N Ф06-13814/2016 по делу N А55-30317/2015).

Документы из Информационных Банков:

«Позиции высших судов»

Подготовлено на основе материалов СПС Консультант Плюс.
Нет КонсультантПлюс? Закажите полную версию документа!

Где можно использовать факсимиле в России в 2020 году

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Где в 2020 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2020 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Топ 5 вопросов по электронной подписи

Электронной подписью уже никого не удивить в наше время. Она уверенно вошла в жизни не только предпринимателей, но и государственных служб. С выходом новых акций или обновлений в сервисах ЭЦП, возникает масса вопросов не только у новых клиентов, но и у «умелых» пользователей.
Конечно, большинство вопросов нам задают новые клиенты. Мы подобрали 5 самых популярных из них и развернуто ответим на каждый.

1. Что делать, чтобы получить электронную подпись?

Для начала надо понять какая подпись подойдет именно Вам. Расскажите о целях ее использования: сдача отчетности, участия в торгах, работа в конкретном портале. Мы подберем самый выгодный тариф и выставим счет.

Далее, Вам потребуется собрать документы для оформления подписи. В большинстве случаев нужны только паспорт и заявление на выпуск сертификата ЭП. Документы можно передать лично или загрузить в онлайн-кабинет пользователя, которым мы создадим. Документы необходимо передавать лично, нельзя отправлять доверенное лицо, даже если у него есть нотариальная доверенность – это требование 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ч.1 ст.18).

2. Как долго готовится подпись?

Получить электронную подпись можно в течение 2 дней с момента передачи документов. В это время, мы проверим Ваши данные. Если подпись необходима к определенному времени, уточните, при общении с менеджером, возможность получения ЭП раньше или позже.

3. Какие документы нужны для оформления ЭП?

Обычно для оформления подписи требуется три документа: СНИЛС, паспорт, заявление на выдачу ЭЦ. Последнее заполняется вручную. Вы можете попросить выслать бланк на адрес электронной почты или прийти лично, и на месте заполнить бланк.

Необходимо помнить, запрашиваемые нами документы могут отличаться в зависимости от вида ЭП. Так, если сертификат ЭП оформляет сотрудник предприятия, то ему нужна доверенность от руководителя на получение подписи. Если предприятием руководит внешняя управляющая компания, то понадобится выписка из ЕГРЮЛ этой управляющей компании.

4. Как оформить документы правильно, чтобы заявка не была отклонена.

Если в документах или данных, которые будущий владелец отправит в УЦ, будут ошибки, то время выпуска подписи увеличится. Удостоверяющий центр находит недочет, просит владельца его исправить, вновь проверяет документы — так может пройти несколько дней.

Чтобы заявку на выпуск электронной подписи приняли с первого раза, узнайте, какие в УЦ требования к оформлению документов и постарайтесь их выполнить. В разных УЦ правила оформления могут отличаться, но общие требования обычно такие:

• Заполнять реквизиты паспорта и номер СНИЛС без ошибок.
• Делать копии только с оригиналов. Сотрудники УЦ заметят, если вы предоставите копию, которая снята с другой копии, и попросят заменить скан.
• Проверять, что данные и фото на отсканированных файлах легко считываются.
• Не заменять рукописную подпись факсимиле. Если нужно подписать документы от руки, например, заявление на выдачу сертификата или доверенность, то ставить факсимиле нельзя.

5. Как получить подпись на руководителя или сотрудника?

В июле 2020 года для организаций введены новые правила получения сертификата ЭП. Они касаются всех, кто оформляет подпись организации на свое имя: и руководителей, и сотрудников, которые будут подписывать документы от имени организации, например, участвовать в торгах. Правила следующие:

• Руководитель может получить ЭП организации на свое имя и не предоставлять никакую доверенность.
• Если подпись получает сотрудник, то кроме стандартных документов, он должен предоставить в УЦ доверенность от руководителя на получение ЭП.
• Подпись сотрудника также может получить его руководитель — тогда доверенность не понадобится. Это возможно, потому что руководитель представляет организацию, как будущего владельца сертификата подписи (ч.3 ст.14 63-ФЗ). Сотруднику в этой ситуации нужно будет только подписать заявление на выдачу сертификата ЭП.

Действительна ли доверенность, подписанная факсимиле

Вопрос: Действительна ли доверенность, выданная от имени организации и подписанная путем проставления факсимильного оттиска подписи генерального директора организации?

Читать еще:  Условия договора дарения

Ответ: Доверенность, выданная от имени организации и подписанная путем проставления факсимильного оттиска подписи генерального директора такой организации, может быть признана недействительной, но существует и другая позиция.

Обоснование: По смыслу п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

В силу п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Согласно п. 1 ст. 186 ГК РФ, если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Таким образом, в силу прямого указания положения ГК РФ доверенность от имени организации должна быть подписана руководителем организации.

При этом ст. 185.1 ГК РФ не содержит прямого запрета на подписание доверенности путем проставления факсимильного оттиска подписи генерального директора организации, выдавшей доверенность.

Однако п. 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует отметить, что законодательством РФ возможность подписания доверенности путем проставления факсимильного оттиска подписи руководителя организации не предусмотрена. Данная позиция подтверждается и судебной практикой (см. Апелляционное определение Томского областного суда от 22.11.2016 по делу N 33-4823/2016).

Вместе с тем необходимо отметить, что в судебной практике встречается и иной подход к оценке действительности доверенности, подписанной путем проставления факсимильного оттиска подписи руководителя организации. Так, ФАС Московского округа в Постановлении от 28.06.2013 по делу N А40-159418/2012 указал, что проставление факсимильной подписи на доверенности не делает такую доверенность юридически дефектной.

Кроме того, Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в Постановлении от 22.02.2018 N Ф04-6323/2017 по делу N А03-16567/2016 отметил, что обладатель подписи как участник документооборота наделен законодателем правом легитимации использования оттиска своей подписи в конкретных правоотношениях с определенным контрагентом, что по общему правилу должно быть специально зафиксировано в соглашении между ними. Однако судом сделан вывод о том, что доверенности не могут быть расценены в качестве ненадлежащее оформленных по причине отсутствия на них собственноручной подписи ответчика (при наличии факсимиле подписи) и заключенного сторонами соглашения об использовании факсимиле подписи.

По нашему мнению, наиболее безопасным является подписание доверенности исключительно путем проставления собственноручной подписи генерального директора организации.

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

Что такое факсимиле и когда его можно использовать

Факсимиле, или факсимильное воспроизведение подписи, — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Часто выполняется путем проставления печати с такой подписью.

При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. Это, например, Закон о социальной защите инвалидов. Он устанавливает, в частности, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации (ст. 14.1 указанного Закона).

В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.

Если вы хотите использовать факсимиле при взаимодействии с госорганами, рекомендуем изучить требования и разъяснения конкретного органа по данному вопросу. Например, Роспатент указывает, что заявление для государственной регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности должно быть подписано физлицом собственноручно. При этом он допускает использование факсимиле руководителя юрлица при определенных условиях (п. 2.2.8.8 Рекомендаций, утвержденных Приказом Роспатента от 29.12.2009 N 186).

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати организации. Законом этот способ не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле вы не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.

Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.

Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.

Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.

По общему правилу нельзя. Но если доверенность выдается для представительства перед конкретным лицом, вы можете заключить с ним соглашение о том, что использование факсимиле на доверенности в рамках ваших отношений допускается.

Дело в том, что выдача доверенности от имени организации является односторонней сделкой (см. Позицию ВС РФ). Она должна быть совершена в письменной форме и подписана руководителем или иным уполномоченным учредительными документами лицом (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Факсимильная подпись при совершении сделки приравнивается к собственноручной в двух случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ):

  1. использование факсимиле предусмотрено законом или иным правовым актом;
  2. стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и удостоверили его «живыми» подписями.

Закон или иной правовой акт не предусматривают возможности использовать факсимиле на доверенностях. Поэтому, если вы планируете подписать доверенность таким образом, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, вы можете указать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя организации-покупателя.

Иногда суды с учетом обстоятельств конкретного дела признают доверенности, подписанные факсимиле в отсутствие соглашения, надлежаще оформленными.

  • на доверенности стоит та же печать, что и на документах, подписанных собственноручно. При этом суды со ссылкой на п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указывают, что проставление печати заверяет подлинность подписи на документе;
  • использование доверенностей, подписанных факсимиле, закрепилось в практике взаимоотношений сторон. В этом случае суд, как правило, указывает, что заявление стороны спора о том, что у представителя по такой доверенности нет полномочий, противоречит принципу добросовестности.

Тем не менее рекомендуем вам подписать доверенность собственноручно либо заключить с контрагентом соглашение об использовании факсимиле на доверенностях, поскольку судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Обратите внимание, что соглашение можно заключить и после выдачи доверенности. В таком случае укажите в нем, что действие соглашения распространяется на возникшие ранее отношения, и приведите реквизиты конкретных доверенностей (п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector